Когда взрослые, ответственные люди договариваются о встрече, чтобы решить важный вопрос, они сначала выясняют все спорные моменты через своих помощников, чтобы на самом совещании уже не тратить время на ерунду. Это называется дипломатическим протоколом. Или разборкой шестёрок перед дракой паханов.